Вашата формула от 3 стъпки за безстресов подход към имейлите

„Проверявайте имейла само веднъж сутрин и веднъж следобед - нито повече, нито по-малко.“

„Задайте отговор„ извън офиса “, за да уведомите хората, че се фокусирате върху работата, а не проверявате имейла.“

Съвети за управление на имейли като този обикновено се предлагат от специалисти по работа и кариера, които предупреждават, че Inbox е най-добрият производител на убийства. И е вярно: Един от най-вездесъщите инструменти на съвременния бизнес се превърна в един от най-големите му недостатъци. За да се съсредоточим, трябва да ограничаваме времето си в затвора по имейл всеки ден.

Това, което експертите по производителност не споделят, е, че разсейващата сила на имейла е много по-дълбока, отколкото просто да прекъсне работния ни процес. Всъщност вашите дигитални навици се свързват с психологически фактори, случващи се извън вашето съзнание.

Какво ви казва навикът ви за електронна поща

Когато изпитате спусък - кажете a дин предупреждава ви за ново съобщение във входящата ви поща - може би реакцията ви на коляно е да реагирате незабавно. Обръщате се към телефона или лаптопа и започвате да почуквате.

След като сте отговорили, изпитвате малък прилив на удовлетворение. Вие Усещам продуктивен и няма да имате нищо против да се чувствате по-често. Но преди да се усетите, попадате в цикъл на проверка и реагиране на предупреждения по имейл по всяко време: по време на семейството, на вечеря с приятели, докато се разхождате през кръстовище. Може би сте забелязали, че се е превърнал в импулс, който е трудно да се контролира.

Този тип отговор е форма на „имплицитно познание“, несъзнателни модели, които влияят върху това как се държим - и това е причината, поради която е толкова трудно не за да проверите входящата си поща. Това се случва, когато с течение на времето вашият мисловен процес изчезва на заден план. Сега го Изглежда автоматично, но в действителност се случва сложна комуникация между мозъка, тялото и нервната ви система.

С проверка и отговор на имейл, това, което започва като решение, което вземате съзнателно, скоро се превръща в автоматично натискане на „опресняване“ във вашата пощенска кутия, без дори да мислите за това. Когато имплицитното познание започне, ние проверяваме имейлите импулсивно, често когато знаем, че трябва да работим върху нещо по-важно.

Въпреки че първоначално може да се чувствате добре да отговаряте на имейли до късно през нощта, това може бързо да повлияе на вашите взаимоотношения, време и цялостно щастие, ако го оставите да стане навик. Този бърз удар на удоволствието, макар и да не е полезен в дългосрочен план, превъзхожда здравия разум. Тъй като погрешно свързваме удовлетворението от отговора на имейла с производителността, правим го повече, докато не открием, че това е вградено в ежедневието ни.

Внимателен подход към имейла: 3 въпроса

Можете да обучите мозъка си да бъде по-внимателен и умишлен по начина, по който използвате имейла, за което преподавам повече в REWIRE, програма, предназначена да помогне на хората да изградят по-здравословни навици и по-добра връзка с технологиите. Както при другите негативни модели, той започва с задаването на няколко ключови въпроса, за да разкриете основните причини, поради които сте принудени да падате толкова често в дупката на имейл заека.

1. „Това ли е най-доброто използване на времето ми?“

Над какво работехте точно преди да станете жертва на входящата си поща? Имейлът е страхотният разсейващ фактор, така че използвайте този въпрос, за да проверите и да видите дали импулсът за проверка на вашите съобщения дерайлира вниманието ви по време на продуктивна серия.

Много имейли могат бързо да бъдат прочетени, да се отговори с просто „да“ или „не“ или да се подаде за по-късно. Добро правило: ако действието може да бъде завършено в рамките на 5 минути, направете го веднага. Спестете по-дълги периоди на непрекъснато време, за да свършите смислена работа с голямо въздействие.

2. „Защо ми се струва, че трябва да проверя имейла точно сега?“

Когато забележите, че се ангажирате с имейла си, преминете към по-внимателен, съзнателен подход, преди да продължите. Какво друго се случва, докато се премествате, за да опресните входящата си поща? Чувствате ли се самотни, отегчени или се страхувате да не бъдете оценени като мързеливи, ако не реагирате бързо? След като разкриете корена на импулса, потърсете по-здравословен начин да задоволите емоционалната или физическата нужда, която сте установили.

В нейната книга По-добре от преди, експертът по щастие Гретхен Рубин, предлага да се създаде меню от „лакомства“ - малки удоволствия или снизхождения, които служат като продуктивни изходи за стрес. Рубин посочва, че по-често здравословните лакомства не включват седене пред екран, а по-скоро действия, хора или неща, които ви съживяват. Няколко примера биха били игра с кучето си в продължение на 20 минути, купуване на хубав билков чай, посещение на час по йога, терапевтично рисуване в книжка за оцветяване за възрастни или организиране на бюрото ви (защото ако сте спретнат изрод като мен, вие всъщност открийте това релаксиращо).

3. „Каква цел се опитвам да постигна?“

Има причина, поради която много от най-успешните хора в света избягват да проверяват имейла първо сутрин. Това е така, тъй като Брендън Бърчард, експерт по личностно развитие и автор на Обвинението казва: „Входящата поща не е нищо друго освен удобна система за организиране на програмите на други хора.“ Ако не сте внимателни, можете да се изгубите в натоварената работа, просто да реагирате на исканията на други хора, без да създавате време за изпълнение на вашите най-важни проекти и приоритети.

За да се избягвате от този капан, задайте конкретно намерение или причина за отваряне на вашата пощенска кутия (т.е. „Изпратете документите на шефа ми за преглед за срещата от 13:00 ч.“, „Намерете и отпечатайте информация за полета“). Определяне на това, което искате да постигнете преди ако се потопите в имейл, вие сте фокусирани. Той прекъсва цикъла на имплицитно познание, което обикновено би ви довело до това да останете затънали във вашата пощенска кутия. Вместо това вие оставате под контрол върху поведението си, което ви освобождава да влизате и излизате от входящата си поща и да преминете към елементи с по-голямо значение.

Друга добра стратегия за поддържане на навиците ви за електронна поща е да обърнете уравнението и да помислите какво пропускате, когато го проверите. Като хора, ние сме мотивирани повече от загуби, отколкото от печалби, така че знаейки важните задачи, които жертвате, оставайки затънали в имейла, може да ви помогне да преминете към действие и да поставите отново приоритет, за да работите върху неща, които наистина имат значение. Ако сте като повечето от нас, имате проблеми с преминаването през всички елементи от вашия списък със задачи за един ден, но като прецените кои от тях имат приоритет, нетната ви загуба е по-малка.

Повечето от нас не са наясно до каква степен жертваме вниманието си към входящата си поща. Чувстваме се фокусирани, но все пак не осъзнаваме как нашите безсмислени, автоматични навици за проверка на имейли допринасят за умората и прегарянето. Задаването на тези въпроси може да ви помогне да определите дали навиците ви за електронна поща ви водят до успех или задържат вашата производителност. Въоръжени с тази информация, вие имате силата да игнорирате звънене и пинг и поемете обратно контрола върху вашата пощенска кутия.

PS: Ако сте готови да си върнете контрола над времето, да промените цифровите си навици и да живеете по-балансиран живот, моят курс REWIRE е за вас. Регистрирайте се тук, за да научите повече!