9 съвета, които да ви помогнат да станете по-продуктивни в момента

Никога няма достатъчно часове през деня. Иска ми се да имах повече време! 

Смятате ли, че казвате някаква версия на горепосочените около хиляда пъти през деня (дайте или вземете)?

Въпреки че повече часове през деня може да са приятни, не е задължително липсата на време да ни спира да изпълняваме задачи и да постигаме целите си.

Понякога това, което ни спира е нашето мислене. Например, мислите ли, че трябва да направите всичко сами? Чувствате ли, че трябва да кажете „да“ на всеки имейл, среща и възможност? Чакате ли подходящото време, за да започнете смислен проект?

Понякога това, което ни спира, е практическа бариера, като например да не знаем колко време всъщност отнема дадена задача или да не работим през нашето пиково производствено време (което е различно за всеки човек).

За щастие, това не са непреодолими препятствия. Те могат да бъдат коригирани, ревизирани и преодолени и можете да го направите точно сега. По-долу има девет експертни стратегии, които да опитате.  

Използвайте малки джобове на времето. „Най-добрият начин да бъдете по-продуктивни е да спрете да чакате точното време“, каза Дебра Екерлинг, автор наВашето ръководство за цели: Пътна карта за определяне, планиране и постигане на вашите цели. Eckerling работи с физически лица и фирми, за да си поставя цели и да управлява проекти.

Работата на стъпки - точно сега - може да ви помогне да постигнете значителен напредък и всъщност да изпълните задачи. Например, ако целта ви е да публикувате публикация в блог веднъж седмично, каза Екерлинг, може да напишете проект в понеделник; преразгледайте го във вторник; прегледайте го и добавете изображения и връзки в сряда; и го публикувайте и популяризирайте в четвъртък.

Проследявайте времето си. Знаете ли колко време ви отнема да отговорите на имейл? Или да завършите писането на този доклад? Или да попълните първа чернова на статията си? Според писателя на производителността Мария Кожич, „ако знаете как сте понастоящем прекарвайки време, ще знаете точно как можете да направите подобрения във времето си, за да бъдете по-продуктивни в бъдеще.”

Kojic сподели този пример: След като проследите времето си, откривате, че всеки ден прекарвате 3 часа в изтриване на имейл и отговаряне на всеки имейл, който получите. Което означава, че това са поне 2 часа, които вместо това може да отделите на приоритетите си.

Делегирайте и автоматизирайте. Мат Боднар, експерт по стратегии и създател и домакин на подкаста „Науката за успеха“, подчерта значението на спестяването на креативността и способността ни за вземане на решения за важни задачи с голямо въздействие (които ще бъдат различни за всички). Първо, той предложи да направите опис на собствения си живот (ето как го прави) и да идентифицирате задачите и дейностите, които губят времето и енергията ви. След това помислете как можете да ги делегирате или автоматизирате.

Например, Боднар има виртуален асистент, който планира повечето си срещи, попълва отчетите си за разходите и резервира пътуванията си. Тези привидно малки неща се сумират. Както той отбеляза, „Дори освобождаването на 5 часа седмично (един час на ден) на загубеното администраторско време може да бъде огромно. Това са 20 часа на месец. Това е еквивалент на 40-часова работна седмица на всеки 2 месеца, добавена във вашия календар. "

За своя подкаст Боднар се фокусира единствено върху записването на интервюта - той автоматизира всичко останало, включително аутрич за гости, аудио продукция, публикуване на епизоди и графичен дизайн.

Защитете приоритетите си. Определете кое е най-важното за вас. Какво представлява като вашите големи цели, вашата дълбока работа? След като разберете, жизненоважно е да се спазват тези приоритети и да се отхвърли всичко, което не е съобразено с тях, каза Боднар.

Разбира се, може да се почувствате зле, ако кажете „не“. Въпреки това, „ако наистина искате да постигнете големите приоритети в живота си, понякога трябва да оставяте хората да се разстройват или да се чувстват така, сякаш сте ги игнорирали, трябва да откажете възможности и да откажете срещи, които не са важни. ” Защото какво е по-важно за вас - да стигнете до нула входяща поща или да работите по смислен проект?

Свържете се с вашето „защо“ на по-дълбоко ниво. Защо работиш към целта, към която работиш? Какво ще спечелите, когато постигнете тази цел? Лекторът и треньор Джеси Бейер предложи да отговорим на тези въпроси и след това да го продължим, за да създадем емоционална връзка.

Например, на повърхностно ниво, защо защо трябва да завършите определен проект, за да отговаряте на условията за повишение или повишаване, получавате това повишение или повишение. Но при по-нататъшен размисъл емоционалната връзка е повече стабилност за вашето семейство, повече пари за колежански фонд на дъщеря ви и по-добри часове, за да можете всъщност да стигнете до спортните игри и представления на вашите деца.

„Обвързването на вашето„ защо “с нещо, което е толкова скъпо за вас, ще го направи още по-мощен като мотиватор“, каза Бейер.

Тя също така подчерта значението на фокусирането върху „вътрешното удовлетворение“ спрямо „външното признание“. „Не можете да контролирате как хората мислят или действат и мотивацията ви ще се провали, когато всичко, което имате, е мечтата да накарате някой друг като вас.“

След като разберете по-дълбоко защо, запишете го и го дръжте някъде видимо.

Уговорете среща със себе си. Много по-лесно е да запазим среща с някой друг, отколкото да изпълним собствените си ангажименти. Но нека така или иначе не ви попречи да го правите. Eckerling препоръча да се прегледа графикът ви и да се блокира времето или да се създадат „срещи“ за целенасочена работа. Постоянната среща е още по-добра, каза тя.

Когато приключите със съсредоточената си сесия, запишете постигнатото, каза тя. „По този начин в края на всяка седмица или месец можете да погледнете назад и да видите напредъка си. Когато видите колко много сте постигнали, това ще ви вдъхнови да бъдете още по-продуктивни. "

Следвайте правилото за 2 минути. „Ако отнема по-малко от 2 минути, направете го сега“, каза Алексис Хаселбергер, треньор по управление на времето и производителност, работещ с хора и екипи, за да им помогне да увеличат производителността и да намалят стреса. Тя сподели тези примери: Отговорете на покана веднага щом я получите; сканирайте или накъсайте лист хартия, който попадне на бюрото ви.

Друг вариант на правилото за 2 минути е да се ангажирате да работите по трудна задача, която избягвате само за 2 минути, каза Кожич. Това идва от Първия закон на Нютон: „Обектът в покой остава в покой, а обектът в движение остава в движение.“ Идеята е, че ако започнете да работите по дадена задача, най-вероятно ще продължите да работите по нея (доста след 2 минути), защото вече сте в движение, Каза Кожич.

Създайте визуално напомняне за целите си. Това служи като напомняне за това, към което работите, според Eckerling. Тя отбеляза, че напомнянето ви може да е лозунг: „нещо кратко, бързо и запомнящо се, въз основа на вашата лична или проектна мисия“, като „споделете моята история“ или „продължете“. Или може да е овластяващ текст. Екерлинг харесва „I ain’t fixlin“ от песента „Settlin“ на Sugarland.

Вашето напомняне също може да бъде изображение на нещо, което искате да създадете. Каквото и да изберете, поставете го в офиса или на фона на компютъра си или навсякъде, където търсите всеки ден.

„[S] виждането, че това, за което работите, е възможно, е едновременно вдъхновяващо и мотивиращо.“

Идентифицирайте вашето пиково време. Когато е възможно, се справяйте с най-трудните си проекти по време на пиковите часове, според Айлийн Рот, експерт по производителност и автор на книгата Организиране за манекени. За да откриете пиковото си време, тя предложи да обърнете внимание на това кога се чувствате най-добре за 3 до 4 дни:

• Когато се събудите, чувствате ли се „заредени“? Постигате ли повече сутрин, но усещате, че влачите следобед? Ако е така, вие сте сутрешен човек.
• Ако лесно постигате повече след обяд, значи сте следобеден човек.
• Ако сте най-продуктивни през нощта и работите от 9 до 5, изберете второто си най-добро време.

Друг вариант, каза Рот, е да имате „Тих час“ и да поставите табела на вратата на офиса или на стената на кабината, за да кажете на колегите да се върнат след час. „По този начин можете да спестите 5 часа седмично и вероятно да свършите повече, отколкото през цялата седмица ...“

Рот също предложи преместване на срещите във вашите не пикови часове, ако е възможно. И ако трябва да работите по време, което не е пиково, започнете с по-лесни, по-рутинни или по-малко креативни части на проект, като проучване или въвеждане на данни, каза тя. Това ви помага да наберете скорост и да продължите.

Въпреки че не можем да имаме повече часове през деня, можем да се ориентираме към приоритетите си. И можете да започнете още сега.

Тази статия съдържа партньорски връзки към Amazon.com, където се плаща малка комисионна на Psych Central, ако е закупена книга. Благодарим ви за подкрепата на Psych Central!