5 начина да спрете стреса на входящата поща и да си възвърнете контрола над времето

Кога за последен път входящата ви поща беше празна?

Понякога се чувствам така, сякаш прекарвам целия ден само в отговор на имейли, без никога да намеря време да стигна до по-важни проекти и задачи.

Що се отнася до имейлите, има присъщ натиск и спешност на задачата. Лесно е да се чувстваме така, сякаш трябва непрекъснато да проверяваме имейлите и да реагираме бързо - или рискуваме потенциала да бъдем разглеждани като мързеливи, неорганизирани и непродуктивни.

Когато входящата ви поща е задръстена от стотици имейли, това е огромно за гледане. Лесно можем да се почувстваме в паника и да не контролираме. Но в действителност не е важно колко съобщения във входящата ви поща са важни - това е колко от вашия собствен мозък и умствена енергия е в тази пощенска кутия. Това е, което саботира вашата производителност.

Максимизирането на вашия потенциал изисква филтриране на отвличащите вниманието и контролиране на вашата среда по начин, който енергизира фокуса и креативността ви. Вие контролирайте входящата си поща - не позволявайте тя да контролира вас.

Приемането на проактивен, а не реактивен подход може да ви помогне да избягате от затвора по имейл. Ето няколко съвета за създаване на по-здравословна връзка с имейл:

• Отидете на диета с входяща поща.
  Проверката на имейлите на всеки пет, 10 или 15 минути може сериозно да попречи на способността ви да се концентрирате. Опитайте да адаптирате стратегия за проверка на имейли два пъти на ден: веднъж сутрин и веднъж към края на деня. Задаването на политика ще ви позволи да бъдете фокусирани за по-дълги периоди от време. Ако това помогне, намерете партньор за отчетност, който да ви помогне да проверите тази практика.
• Затворете вашия имейл клиент.
  Затворете приложението за електронна поща или браузъра си, докато не планирате времето за регистрация на имейл. Бъдете сигурни, светът няма да свърши, ако не отговорите веднага. За да помогнете да ограничите пристрастяването си, опитайте да изключите интернет връзката си, което използва психологическа техника, наречена „устройство за ангажиране“. Ако сте потребител на Gmail, разгледайте Inbox Pause, разширение на Gmail, което поставя имейлите ви в режим на задържане, докато не сте готови да ги получите отново.
• Деактивирайте сигналите и известията.
  Изключете звукови ефекти и напомняния по имейл. На вашия компютър и смартфон деактивирайте своите звънци, звънене и вибрации. Това може да е излишно разсейване, за да премахнете фокуса си от разглежданите задачи.
• „Отписване“ често и либерално.
  Що се отнася до имейла и производителността на работата, по-малкото е повече. Не забравяйте, че когато се регистрирахте в пощенския списък на универсален магазин, за да получите допълнителни 20 процента отстъпка? Премахнете бюлетини и други пощенски съобщения, които получавате редовно. Освободете място във входящата си поща, като се отпишете за нищо, което не четете или не възнамерявате да четете (напр. Предупреждения за ежедневни сделки). Лесно е да се направи и не отнема много време, но си заслужава. За да направите разхвърлянето още по-просто, опитайте Unroll.me. Той не само ви помага да се отпишете от нежелани списъци, но също така събира всичките ви абонаменти в дайджест.
• Вземете бързи решения.
  Всеки имейл изисква действие. Добро правило: ако действието може да бъде завършено в рамките на пет минути, направете го тогава и там. Например, ако трябва да вземете решение за присъствие на събитие, направете бърза преценка и отговорете с просто да или не. За други заявки помислете колко време ще ви отнеме задачата. Ако това е нещо, което може да се направи за пет минути, махнете го от пътя. Бъдете твърди и се придържайте към насоките, които сте си поставили. Ако това е задача, към която трябва да се върнете, вземете решение да: подадете имейла в подходяща папка; разпечатайте го; или го добавете към списък със задачи. Не забравяйте да планирате време, когато ще се върнете към задачата и ще я обработите.

  Понякога най-трудната част от изпразването на входящата ви поща е да приемете, че трябва да кажете „не“ на заявките и възможностите. Вашето време е ограничено и много ценно. Не го прекарвайте заловено, живеейки във входящата ви поща.

Предприемането на няколко малки стъпки всеки ден, за да повдигнете имейл от шофьорската седалка, ще ви доближи до това да работите внимателно и според вашите условия.

PS: Ако сте готови да си върнете контрола над времето, да промените дигиталните си навици и да живеете по-балансиран живот, моят курс за цифрова детоксикация REWIRE е за вас. Вратите за REWIRE се отварят отново през есента с всички нови бонуси, разговори на живо и Въпроси и отговори.

Регистрирайте се тук, за да разберете първи, когато курсът се отвори отново!