6 стъпки за по-добро управление на времето: Интервю с Ръсел Бишоп
Днес имам удоволствието да интервюирам Ръсел Бишоп, понастоящем старши главен редактор в Huffington Post и основател на Bishop & Bishop, консултантска и коучинг компания. Ръсел е автор на множество статии за силата на избора и осъзнаването и има две книги в разработка. Експерт по лична и организационна трансформация, Ръсел е тренирал ръководни екипи, предприемачи и изпълнителни директори в 34 страни по света. Той е изнасял лекции за изпълнителни MBA програми в UCLA, Тексаския университет и Вашингтонския университет. Ръсел получи магистърска степен по образователна психология от Калифорнийския университет и в момента живее в Санта Барбара, Калифорния.
Радвам се, че съпругът ми Ерик не подслуша разговора ни, защото Ерик ме преследва от месеци, за да сортира имейлите ми и да изтрие тези, които не ми трябват. По едно време Ръсел ме попита колко съобщения имам във входящата си поща. Не можах да намеря номера. Накрая току-що започнах да събирам всички имейли от петте си акаунта и му казах, че цифрата е около 70 000.
Той се засмя на глас.
"Какво?" Казах: „Това много ли е?“
Във всеки случай изпитвам остра нужда от управление на времето и организационен коучинг и винаги съм се радвал на публикациите на Ръсел в The Huffington Post. Така че тук е да споделите някои от неговите организационни съвети с вас!
Тереза: В публикацията си „Многозадачността добра ли е за вас?“ обяснявате разликата между многозадачност и многоцел. Първият води до полузадача, което не се препоръчва. Как да избегнем полузадачата?
Ръсел: Мисля, че първото нещо, което трябва да направим, е да се съсредоточим върху целта и стойността на това, което правим. Повечето хора се разсейват от това, което е точно пред тях. Получават имейл, така че го четат. След това те посегат към нещо и намират бележка, която са забравили да проследят и т.н. Те виждат нещото, което е точно пред тях. И го правят, без много да се замислят.
Тереза: Значи казвате, че трябва да използваме системата от четири квадранта за управление на времето, която Стивън Кови представя в книгата си „Седемте навика на изключително успешните хора“, за разграничаване на спешното от важното?
Ръсел: Точно. Това е класическа формула - спешна срещу важна - която помага на човек да обърне съответното внимание на нещо - за да оцени неговата стойност - така че неспешните въпроси да не станат спешни. Защото основната пречка, която чувам от клиентите си, е, че те постоянно се борят с пожари. Казвам им: „Не бъдете корпоративен подпалвач.“
Тереза: Звучи добре, но как се прави това?
Ръсел: Като работи малко повече като пожарната. Могат ли тези момчета да си позволят да имат спукана гума или механичен проблем с камиона? Не. Животът зависи от появата им без проблеми. Затова те вземат всички необходими предпазни мерки, за да бъдат подготвени. Те карат камиона да бъде поддържан. Те преминават през подходящото обучение.
Тереза: Аз съм с теб, но как това се превръща в по-добро управление на времето?
Ръсел: Мисля, че за да не гасите пожари в личния и професионалния си живот, трябва да: 1. Вземете план, 2. Ангажирайте се и 3. Направете го. Вие присвоявате стойност на всяка задача и решавате как да я изпълните, така че това, което е останало, да не изгори и да причини огромен проблем.
Тереза: Добре, така че, когато получите имейл или някой ви помоли да направите нещо, как прилагате този план за пожарна служба?
Ръсел: Имам поредица от шест въпроса, които си задавам, за да обработвам информация.
1. Какво е това? Това информация ли е? Трябва ли да направя нещо?
2. Какво действие се изисква? Колко време ще отнеме това? Ако са по-малко от две минути, мога ли да го направя сега?
3. (Ако изисква повече време от две минути) Каква стойност се показва, ако направя това? Какво е въздействието?
4. Заслужава ли си да го направите? Какви са последствията, ако направя това или ако не го направя?
5. Това ли е моята отговорност, или това е за някой друг? Кой е отговорен за управлението на това?
6. Има ли краен срок? Трябва ли да се направи на определена дата? И ако това не е моя отговорност, трябва ли да проследя?
Тереза: Какво бихте казали, че е най-голямата грешка, която допускаме в управлението на времето си?
Ръсел: Мисля, че винаги трябва да се уверим, че това, което правим, е обвързано със значима цел и по този начин ние присвояваме лична почтеност на всяка задача.
